Politique de gouvernance et confidentialité

1. Énoncés généraux

LABPLAS INC. (‟LABPLAS’’) est une manufacture québécoise de produits stériles pour analyse et prélèvement, possédant un centre multidisciplinaire en fabrication de machines uniques au monde, en recherche et développement, en sciences microbiologiques, en développement en technologies de l’information et ayant à l’interne des services en ressources humaines et en accompagnement juridique. Il est donc possible que LAPBLAS ait à utiliser dans le cadre de sa mission d’entreprise certains renseignements personnels, confidentiels ou sensibles pour remplir ses exigences légales et réglementaires (p. ex. compiler des carnets de santé de ses employés), mais aussi afin que ses membres puissent respecter leurs obligations déontologiques, et également pour fournir des biens et services en adéquation avec les requêtes de ses partenaires.

La présente Politique de gouvernance des renseignements personnels et de confidentialité (‟Politique’’) a pour but de vous informer sur nos principes généraux relatifs à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels, de notre calendrier de conservation des données, de notre procédure relative aux méthodes de destruction des renseignements personnels et d’anonymisation, de nos procédures relatives à la réception et le traitement de vos plaintes visant nos pratiques à l’égard de la Politique et de quelle façon vous pouvez exercer vos droits, de nos outils de sécurité en place pour protéger vos données, de la façon dont on gère tout incident relatif à un bris de confidentialité, ainsi que certains énoncés sur l’utilisation des caméras de surveillance et sur l’utilisation de systèmes biométriques.

La Politique est approuvée et maintenue à jour par notre Coordonnateur aux renseignements personnels, rejoignable à l’adresse protectiondesdonnees@labplas.com.

2. Ce que l’on recueille

Les renseignements personnels sont des renseignements permettant directement ou indirectement d’identifier une personne, excluant tout nom, le titre ou adresse, ou le numéro de téléphone d’affaires d’un employé au sein d’une entreprise. Dans le cas où nous collecterions des informations de nature sensible, généralement pour que certains de nos employés et partenaires puissent remplir leurs obligations de nature déontologique, nous vous en informerons à tout coup et requerrons votre consentement pour cette collecte spécifique. Les renseignements de nature sensible sont ceux intrinsèquement reliés à votre personne, par exemple, vos données biométriques ou vos informations médicales. Les informations sensibles pour des motifs culturels, par exemple celles reliées à votre ethnie ou vos croyances religieuses, ne sont jamais collectées par LABPLAS.

Nous limitons la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, selon notre relation d’affaires avec vous. Ces informations peuvent inclure :

1. Identité et informations générales : telles que votre nom, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre pays de résidence, votre profession, votre adresse courriel, votre fonction, une pièce d’identité émise par le gouvernement p.ex. un permis de conduire valide ou une carte d’assurance-maladie, ainsi que d’autres documents ou moyens de confirmer votre identité. Certaines informations générales peuvent entre autres se retrouver sur un registre de présence à l’entrée de nos bureaux à des fins de sécurité.
2. Informations financières : telles que les informations pour la paie ou la facturation. Des requêtes particulières visant nos partenaires dans le cadre d’enquêtes de crédit vous seront formulées par écrit, et un consentement vous sera demandé.
3. Requêtes juridiques : tels que les renseignements personnels en cas d’avis juridique à traiter à l’interne, la rédaction de certains contrats dans le cadre d’embauches, si votre nom et adresse doivent figurer sur une inscription à un registre de brevets, si certaines vérifications de nature corporative sur un registraire officiel d’entreprises nous amènent à compiler vos renseignements personnels à des fins de validation de légitimité et conformité, et si certaines poursuites doivent être intentées.
4. Communications privilégiées : Nous pouvons en outre recueillir les renseignements que vous choisissez de nous fournir dans le cadre de vos communications avec nous. Tant nos services en ressources humaines que nos services juridiques vous suggèrent de n’envoyer aucun renseignement confidentiel tant que nous ne vous avons pas confirmé par écrit que vous êtes autorisé à agir de la sorte. Les messages envoyés à nos ressources humaines ou notre contentieux ne créent jamais de relation client-professionnel ou client-avocat. Ils pourraient ne pas être protégés par des obligations de confidentialité et, par conséquent, pourraient être communiqués à des tiers. 
5. Antécédents professionnels et judiciaires : Tels que les renseignements personnels inclus dans votre curriculum vitae et guides d’entrevue que vous nous fournissez dans le cadre de processus d’embauches. Des recherches d’antécédents judiciaires sont obligatoirement effectuées pour les postes internes assurant la robustesse de la chaîne d’approvisionnement dans le cadre de nos programmes de sécurité avec nos partenaires internationaux (C-TPAT et en vertu du Règlement sur le fret aérien au Canada).
6. Informations marketing : Tels que les renseignements personnels que vous nous fournissez pour vous abonner à nos publications, ou être inclus dans nos listes de diffusion lors de sondages ou accès à des informations en primeur. LABPLAS adhère à la Loi canadienne anti-pourriel et ne pose aucun geste visant à abuser de la technologie numérique. Dans le cadre d’événements, nous pourrions avec votre consentement prendre votre photo et diffuser celle-ci sur nos réseaux sociaux.
7. Informations relevant du domaine public : Si certaines informations sur vous ou par vous circulent publiquement, par exemple sur LinkedIn ou dans un article de journal, LABPLAS pourrait collecter ces informations. Nous incluons également vos clics sur les boutons tels que ‟j’aime’’, ‟upvote’’ ou ‟downvote’’, vos commentaires et vos autres interactions avec nous sur les différents réseaux et médias sociaux.
8. Informations sur la santé : Si vous êtes un employé, nous collectons uniquement à l’embauche, avec votre consentement, des informations médicales en utilisant un questionnaire à cet effet, ou lors de situations impliquant votre santé et votre sécurité afin de nous conformer à des lois ou des règlements provinciaux et nationaux. Si vous êtes un partenaire, il se pourrait que nous ayons à collecter, avec votre consentement, certaines informations telles que vos allergies alimentaires ou vos restrictions en raison d’un handicap particulier lors d’événements organisés par LABPLAS.
9. Informations digitales: 
   (i)Pour toute personne visitant notre site web: nous collectons des informations sur votre navigateur et votre appareil, par exemple votre adresse de protocole Internet (IP), le type de système d’exploitation, le type de navigateur, votre fuseau horaire, l’identifiant unique de l’appareil et les informations sur l’historique ou les informations collectées à l’aide de cookies ou d’autres technologies de suivi concernant votre activité sur notre site web. Cela peut inclure les pages consultées, le temps d’accès, la vitesse d’affichage des pages et la façon dont vous avez interagi avec ces pages. Nous étudions de plus certaines modalités reliées à l’achalandage, l’utilisation du site et les informations connexes du site afin d’optimiser votre visite sur notre site web. Nous utilisons des cookies pour enregistrer les informations sur votre visite afin de mémoriser vos préférences d’utilisation pour vous permettre d’utiliser et d’explorer plus facilement et plus rapidement notre site Web. Ces cookies peuvent en tout temps être supprimés par vous. LABPLAS ajuste les paramètres de sécurité et de confidentialité de son site web au plus haut standard par défaut. Si un identifiant vous permet d’accéder à une plateforme/portail à partir de notre site web, LABPLAS collecte et conserve cet identifiant, ainsi que votre mot de passe, à des fins de sécurité. Nous vous conseillons fortement d’utiliser un mot de passe unique, différent de tous vos autres accès en ligne.
   
   Recueille-t-on des données personnelles sur nos utilisateurs du site web, une fois qu’ils naviguent sur des sites tiers?
10. Données biométriques : Si vous nous contactez par téléphone, il se pourrait que votre voix soit enregistrée à des fins de contrôle qualité, auquel cas vous seriez avisé au début de l’appel. Également, nos systèmes de caméras monitorent différents secteurs clés de notre siège social, pour protéger nos opérations, nos employés et la chaîne d’approvisionnement. Aucune caméra n’est utilisée pour surveiller une personne spécifique, et n’est consultée qu’en cas de signalement lors d’incidents de sécurité. En raison de la nature sensible des images captées par caméras, les serveurs suppriment le contenu de la captation périodiquement, sans anonymisation ou archivage. Finalement, nous offrons à nos employés un service de micro-marché à la cafétéria, dont les transactions peuvent être effectuées par empreintes. LABPLAS s’assure avec son partenaire que ces données sont minimalement traitées avec le même standard de confidentialité que la présente politique.
11. Sanctions économiques : Différentes lois et règlements nous imposent certaines vérifications en matière de lutte contre la fraude, le blanchiment d’argent, la corruption, certaines vérifications des listes des personnes et entités frappées de sanctions et d’autres types de vérifications prévus par la réglementation. Il est possible que nous collections de l’information dans un registre prévu à cet effet, pour faciliter la qualification de nos partenaires, accélérer nos services de logistique et assurer la sécurité de la chaîne d’approvisionnement.

3. Les fins pour lesquelles nous utilisons vos renseignements personnels

Nous recueillons, utilisons, divulguons et traitons vos informations personnelles aux fins suivantes :

1. Compiler nos dossiers d’employés et dossiers légaux en conformité avec la loi et nos obligations déontologiques. Cela inclut toute information reliée à votre candidature pour un emploi.
2. Établir votre identité afin de confirmer que nous sommes en mesure de vous inscrire dans nos systèmes et de nous conformer aux exigences en matière de lutte contre la fraude, le blanchiment d’argent, la corruption et à d’autres obligations légales et réglementaires, mais aussi dans le but de nous protéger et protéger nos partenaires contre des pratiques, personnes ou entreprises illicites, ainsi que limiter les risques d’erreur.
3. Produire et améliorer nos biens et services, et plus particulièrement pour assurer l’efficacité de nos processus opérationnels, de la commande à la livraison.
4. Pour vous fournir des informations sur nos produits que vous avez commandés et ceux qui seraient susceptibles de vous intéresser, vous envoyer nos communiqués et événements marketing, vous notifier pour diverses mises à jour, invitations, sondages ou autres communications, incluant les communications courriel, en respect des exigences sur la Loi canadienne anti-pourriel.
5. Nous conformer à tout cadre légal en matière de diligence raisonnable. Cela peut inclure des requêtes à des tiers en matière de conseils professionnels, par exemple réclamer des avis juridiques.
6. Remplir nos obligations financières, que ce soit pour la paie, la facturation, des enquêtes de crédit ou agir à titre de créancier.
7. Améliorer notre site web en fonction de nos utilisateurs, et améliorer nos services lorsque vous nous contactez.
8. Renforcer la sécurité, tant pour la cybersécurité de nos systèmes, que pour nos obligations en matière de chaîne d’approvisionnement, ainsi que pour les lieux physiques où nous travaillons.
9. Pour protéger nos intérêts légitimes à titre de continuité de l’entreprise, par exemple assurer nos paiements à titre de débiteur, renforcer nos relations commerciales, assurer toute autre forme de sécurité sérieuse et réelle pour nos partenaires et employés qui ne serait mentionnée nulle part ailleurs dans la Politique.

Concernant plus particulièrement vos renseignements sensibles, LABPLAS traite ces données pour les motifs suivants, dans les limites permises par la loi:

1. Nous avons obtenu votre consentement explicite pour les traiter dans une situation spécifique. Ce consentement doit être séparé pour chaque nouvel événement auquel nous aurions à requérir votre consentement; 
2. Cela est nécessaire pour protéger vos intérêts, par exemple lorsqu’un employé a un malaise et nous devons traiter l’urgence médicale;
3. Ces données sont publiques, par exemple lorsque vous avez vous-même publié un texte sur le web;
4. En cas de poursuite, mais seulement limité à la mise en preuve nécessaire à une défense pleine et entière pour le litige en cause;
5. Il existe un motif d’intérêt public, par exemple, empêcher un acte terroriste.

Notez que nous ne vendons aucun renseignement personnel.

4. Nos façons de recueillir vos renseignements personnels

Aux fins énoncées ci-dessus, nous pouvons recueillir des renseignements personnels de plusieurs façons, notamment :

1. Directement auprès de vous, y compris par le biais de votre interaction avec nous, ou lorsque vous vous abonnez à nos communications et réseaux sociaux, ou postulez un emploi, et/ou alors que vous y avez clairement consenti sous une forme ou une autre.
2. De tierces personnes telles que des banques avec lesquelles vous pouvez avoir des relations, mais strictement limité à des fins de légitimité, solvabilité et gestion de risque. À l’inverse, nous refusons que vous nous communiquiez vous-mêmes des renseignements personnels de tiers sans nous présenter une preuve sans ambiguïté de leur consentement. LABPLAS ne collecte aucun renseignement personnel sous forme de ouï-dire.
3. D’informations déjà disponibles au public.
4. Par le biais de notre site web utilisant des cookies ou d’autres technologies de suivi.

5. Vos données sont partagées uniquement à ces personnes

1. Nos employés, agents, et filiales, dans la mesure nécessaire pour exercer leur prestation de travail.
2. Différents experts ou consultants, correspondants étrangers ou autres conseillers externes, et certains tiers spécialisés, pour étudier nos processus d’affaires et améliorer nos produits et services.
3. Notre infonuagique et intranet sont en partie surveillés et gérés par un fournisseur tiers, et celui-ci contribue à la maintenance, la sécurité du réseau et le maintien à jour des meilleurs pratiques en cybersécurité. Ce tiers intervient également lors de tentatives d’intrusions virtuelles.
4. Les tribunaux de droit commun, les tribunaux administratifs et les arbitres, si applicable.
5. Les organismes gouvernementaux et les autorités chargées de l’application d’une loi particulière.
6. Nos assureurs et notre mutuelle de prévention, dans les strictes limites de leurs mandats.
7. En cas de fusion, d’acquisition ou de vente nous pouvons transférer les informations personnelles que nous détenons à des tiers, mais seulement à des fins permettant de compléter une telle fusion, acquisition ou vente.
8. Aux individus visés par vos demandes, si nécessaire.

6. Les lieux où nous conservons vos renseignements personnels

Nous maintenons des renseignements personnels à notre siège social. Nous pouvons également transférer les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet ailleurs au Canada et aux États-Unis, aux fins énoncées dans la présente Politique.

Nous informons nos fournisseurs qu’ils doivent mettent en œuvre et maintenir des mesures suivant les standards de confidentialité en vigueur pour protéger vos renseignements personnels.

7. Notre calendrier de conservation de vos renseignements personnels

Nous ne conserverons vos renseignements personnels uniquement que pour atteindre et maintenir les fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou selon les exigences de la loi. À l’expiration de la période de conservation applicable, nous détruisons vos renseignements personnels. Nous n’anonymisons aucune donnée à l’expiration de la période de conservation applicable.

8. Nos mesures de protection en place

LABPLAS est membre des programmes issus du Règlement du fret aérien canadien et de C-TPAT des douanes américaines, impliquant des obligations d’adhérer à des mesures de sécurité, notamment le contrôle des accès, l’inspection en seconde vague de notre cargo, le contrôle de nos partenaires, des recherches d’antécédents criminels, l’application des bonnes pratiques des industries en cybersécurité et l’intégration et la maîtrise de règles visant les instruments internationaux à l’expédition. Nous sommes périodiquement audités pour valider l’application, la traçabilité et l’efficacité de nos programmes. À ceux-ci s’ajoutent nos propres règles administratives, comme la conduite d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, nos règles procédurales et digitales sur nos structures réseaux, l’utilisation de logiciels de protection, de santé et sécurité et de confidentialité sur la tenue des dossiers en matière déontologique.

Cela dit, les transferts numériques ne sont jamais entièrement sûrs. Bien que LABPLAS suive les bonnes pratiques contemporaines en matière de cybersécurité, nous ne pouvons garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez. Ces transferts sont à vos propres risques.

9. L’exactitude de vos renseignements personnels

Nous pouvons vous demander de temps à autre si vos renseignements personnels sont à jour. Notifiez notre Coordonnateur aux renseignements personnels dans le cas où vous constateriez que vos informations ne sont plus à jour ou inexactes. Nous tâcherons de faire les modifications, si applicable, dans les plus brefs délais.

10. Modification, opposition et portabilité de vos renseignements personnels

Vous avez le droit de vous opposer aux renseignements personnels que nous collectons sur vous et de les faire modifier ou supprimer (sous réserves de nos obligations légales ou si cela vise nos intérêts légitimes). Vous avez également le droit de demander l’accès à vos renseignements personnels, dans un support clair, simple à comprendre et lisible. Il peut aussi vous être communiqué sur un support portatif raisonnable. Vous pouvez également demander à notre Coordonnateur aux renseignements personnels à recevoir un compte rendu de la façon dont ces renseignements ont été utilisés et divulgués, sous réserve de certaines exceptions prévues par la loi.

11. Hyperliens tiers

Notre site web peut contenir des hyperliens vers des sites web de tiers. Nous n’avons aucun contrôle sur les pratiques en matière de renseignements personnels de ces tiers. Ces sites peuvent être hébergés et appartenir à des compagnies à l’extérieur du Canada, et peuvent potentiellement ne pas répondre aux mêmes standards légaux que notre entreprise. Il est de votre responsabilité de lire leur politique de traitement de vos renseignements personnels et de juger si celle-ci répond à vos attentes. Pour en savoir plus, veuillez lire nos Conditions d’utilisation publiées sur notre site web.

12.  Enfants de moins de quatorze (14) ans

Nous ne collectons sciemment aucun renseignement personnel sur des mineurs, à l’exception (i) d’enfants de quatorze (14) ans et plus, mais uniquement si ceux-ci occupent un emploi d’été à notre entreprise, auquel cas nous sommes assujettis notamment à des obligations déontologiques, en santé et sécurité et pour faciliter le versement de leur paie, et (ii) d’enfants de quatorze (14) ans et plus qui fournissent leur curriculum vitae sur notre section web Carrières aux fins d’offres d’emploi d’été. 

Bien que notre site web ne contienne que des items scientifiques, des publications en biotechnologies, des informations générales sur notre entreprise et des offres d’emploi, il ne s’adresse pas aux personnes n’ayant pas atteint la majorité. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels sur des mineurs (visant d’autres situations que l’énoncé au 1er paragraphe ici-haut), nous prendrons des mesures raisonnables pour localiser et supprimer ces informations personnelles.

13. Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve de restrictions légales, par exemple afin que nous remplissions nos obligations déontologiques. LABPLAS se réserve un délai raisonnable pour évaluer votre demande et agir, si applicable, selon vos instructions. Le retrait de votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels peut avoir une incidence sur notre capacité à vous fournir des produits et services, envoyer un bon d’achat, agir à titre de débiteur ou remplir nos obligations de diligence raisonnable.

Vous pouvez nous demander de ne pas vous envoyer de communications marketing en suivant les instructions de désabonnement dans chaque communication ou vous pouvez nous le faire savoir en contactant notre Coordonnateur aux renseignements personnels.

14. Si vous avez une plainte à formuler

Dans le cas où vous auriez une plainte à formuler quant à l’utilisation de vos renseignements personnels, nous traitons celle-ci à travers un processus pour trouver une ou des causes fondamentales et émettre ensuite des actions correctives et préventives (un ‟CAPA’’). Pour entamer la démarche de plainte, veuillez communiquer avec notre Coordonnateur aux renseignements personnels. Celui-ci va ensuite ouvrir un billet dans notre système, et vous donner une confirmation de réception dans les soixante-douze (72) heures suivantes. Sauf situation urgente, LABPLAS se réserve jusqu’à trente (30) jours pour vous communiquer sa réponse finale quant à la cause fondamentale et l’émission d’actions correctives/préventives.

15. En cas d’incident

Si LABPLAS identifie un bris de confidentialité à l’égard de vos renseignements personnels, vous serez notifié dans les plus brefs délais. Tout comme notre processus de plaintes à l’article 14, LABPLAS documente ses non-conformités internes et procède à des investigations pour trouver une ou des causes fondamentales et émettre des actions correctives et préventives. LABPLAS vous informe des conclusions de son investigation, et est de plus assujetti aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, particulièrement sur la tenue de registres pertinents sur ces incidents.

16. En cas de modification à la Politique

La présente Politique peut être modifiée de temps à autre. Si nous modifions substantiellement la présente Politique (par exemple les renseignements que nous collectons ou les fins pour lesquelles ils sont collectés), nous mettrons ces modifications en évidence à la fin de notre Politique, dans une grille de révisions prévue à cet effet. Les modifications datant de plus d’une (1) année seront supprimées de la grille.

Ancien énoncé	Nouvel énoncé	Article de la Politique	Date de modification
-	-	-	Mise en vigueur le 21 septembre 2023